En effet, la gestion électronique des documents (GED) présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de gain de temps, d’économies et de sécurité. Voici quelques-uns des principaux atouts de la GED :
1. Gain de temps et d’espace
La GED permet de stocker un grand nombre de documents sur un espace réduit, ce qui évite d’avoir à consacrer des locaux entiers à l’archivage. De plus, la recherche et la consultation des documents sont grandement facilitées grâce à des outils de recherche performants et à la possibilité d’accéder aux documents depuis n’importe quel ordinateur connecté au réseau de l’entreprise.
2. Sécurité et confidentialité
Les documents numériques sont moins exposés aux risques de détérioration (incendie, inondation, etc.) que les documents papier. De plus, la GED permet de mettre en place des systèmes de sécurité pour protéger les documents contre les accès non autorisés et garantir leur confidentialité.
3. Facilité de partage et de collaboration
La GED facilite le travail en équipe en permettant aux collaborateurs de partager et de travailler simultanément sur les mêmes documents, sans avoir à se déplacer ou à attendre qu’un document soit disponible. Cela favorise la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
4. Respect de la législation
La GED permet de s’assurer que les documents sont conservés conformément aux exigences légales en matière de durée de conservation et de confidentialité. Elle facilite également la gestion des droits d’accès aux documents et la traçabilité des actions effectuées sur ces derniers.
5. Réduction des coûts
En limitant l’utilisation du papier et des fournitures de bureau, la GED permet de réaliser des économies sur les coûts d’impression et de stockage. De plus, elle contribue à réduire l’impact environnemental de l’entreprise en limitant la consommation de ressources naturelles et la production de déchets.
Les étapes clés de la mise en place d’une GED
Pour mettre en place une gestion électronique des documents efficace, il est important de suivre certaines étapes clés :
1. Analyser les besoins de l’entreprise
Avant de choisir une solution de GED, il est essentiel de bien cerner les besoins de l’entreprise en matière de gestion des documents : types de documents à gérer, volume de documents, besoins en termes de sécurité et de confidentialité, etc.
2. Choisir une solution adaptée
Il existe de nombreuses solutions de GED sur le marché, avec des fonctionnalités et des tarifs variés. Il est important de comparer les différentes offres et de choisir celle qui correspond le mieux aux besoins et au budget de l’entreprise.
3. Former les utilisateurs
Pour que la GED soit efficace, il est essentiel que les collaborateurs soient formés à son utilisation et qu’ils adoptent de bonnes pratiques en matière de gestion des documents. Il peut être utile de désigner un responsable de la GED au sein de l’entreprise pour assurer le suivi et la formation des utilisateurs.
4. Mettre en place des procédures de gestion des documents
La GED doit s’accompagner de procédures claires et précises pour la création, la modification, la validation, l’archivage et la destruction des documents. Ces procédures doivent être régulièrement mises à jour et communiquées aux collaborateurs.
5. Assurer la maintenance et l’évolution de la solution
Enfin, il est important de prévoir un budget pour la maintenance et l’évolution de la solution de GED, afin de garantir son bon fonctionnement et de bénéficier des dernières innovations en matière de gestion des documents.
Exemple de mise en place d’une GED dans une entreprise
Imaginons une entreprise de taille moyenne, spécialisée dans la vente en ligne de produits électroniques. Cette entreprise doit gérer un grand nombre de documents, tels que les factures, les bons de commande, les contrats avec les fournisseurs, les fiches produits, etc. Pour améliorer la gestion de ces documents et gagner en efficacité, elle décide de mettre en place une solution de GED.
Après avoir analysé ses besoins et comparé les différentes offres du marché, l’entreprise choisit une solution de GED adaptée à ses besoins et à son budget. Elle forme ensuite ses collaborateurs à l’utilisation de cette solution et met en place des procédures de gestion des documents.
Grâce à la GED, l’entreprise parvient à réduire significativement le temps consacré à la recherche et à la gestion des documents, tout en améliorant la sécurité et la confidentialité de ces derniers. Les collaborateurs peuvent désormais accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et travailler de manière plus efficace et collaborative.
En conclusion, la gestion électronique des documents est un atout majeur pour les entreprises, qui leur permet de gagner en efficacité, en sécurité et en économies. Pour tirer pleinement parti de la GED, il est essentiel de bien analyser les besoins de l’entreprise, de choisir une solution adaptée et de mettre en place des procédures de gestion des documents claires et efficaces.
